좋은 공유(共有, Sharing) 문화를 구축하는 것은 스타트업 회사들이 계속해서 풀어가야 할 과제입니다. 특히 사내 공유 문화 구축은 팀원들 간에 소통을 원활하게 하므로 회사 발전에 필수 요소로 여겨집니다. 
다행히도 이를 해결할 도구로 사용할 수 있는 여러 클라우드 컴퓨팅 소프트웨어와 프로젝트 관리 및 협업 소프트웨어들이 있습니다.

 공유 문화 형성 : 협업 툴을 활용하자

 

• 팀워크를 하는데 팀원들 간의 공유가 원활하지 않아서 고민하시는 분.
• 기존에 사용하던 협업 툴의 효과를 크게 보지 못하시는 분.
• 다른 회사에서는 어떤 협업 툴을 어떻게 활용하는지 궁금하신 분.

위의 고민을 하고 계신 구독자 여러분에게 SPH 마케팅 팀에서는 어떤 협업 툴을, 어떻게 활용하고 있는지에 대해서 이야기하려 합니다.

  

마케팅 업무 FLOW

우선, 마케팅 팀의 업무를 크게 요약하자면 아래와 같습니다.

 

마케팅 팀 직원의 하루 업무 일과

지금부터 SPH 마케팅 팀 직원의 하루 업무 일과를 재구성한 이야기를 통해 SPH에서 사용 중인 협업 툴에 대한 쉬운 이해를 돕고자 합니다.

SPH의 출근 시간은 10시입니다. 심심한 출근길에 휴대전화 또는 태블릿을 들고 웹서핑하는 일이 빠질 순 없습니다. 웹서핑하던 중 가끔 업무 관련한 괜찮은 아이디어가 보이기도 합니다. 그러면 바로 Evernote에 스크랩하여 저장하고, gTasks에 관련 업무를 기록해둡니다.

또 하나의 팁이 있다면, gTasks가 빠른 로딩과 간편한 리스트 입력이 가능하기 때문에 No Due Date 목록을 아이디어 노트로 활용할 수도 있습니다. 이는 떠오른 생각을 잊어버리기 전에 바로 기록할 수 있고, 컴퓨터와 연동되어 출근 후 Gmail에서 바로 확인할 수 있어 종종 사용하는 방법입니다.

Evernote 아이디어 스크랩 예시 (웹)

gTasks 아이디어 기록 예시 (모바일)

 

출근하면 가장 먼저 Gmail을 확인하고, Google Calendar를 통해 나의 일정과 팀원들의 스케줄을 확인합니다. 전체적으로 파악한 일정을 바탕으로 오늘의 업무 우선순위를 정리하여 gTasks에 기록합니다.

정기적인 회의는 정해진 시간이 있지만, 그 외의 추가적인 회의는 Calendar에서 다른 팀원들의 일정을 확인한 후 모두에게 적합한 일정으로 정하여 참석자를 초대합니다. 
이때, 다른 팀장 또는 임원의 추가적인 승인절차를 거치지 않아도 되기 때문에 모든 직원이 누구나 초대하여 간편하게 회의를 잡을 수 있습니다.

SPH의 또 하나의 바람직한 Calendar 사용법은 연차 및 휴가 일정을 잡을 때도 별도의 사유 설명 필요 없이 바로 일정에 추가해 놓을 수 있습니다. 미리 적당한 시기에 등록만 한다면 별도의 승인절차를 거치지 않아도 되는데, SPH는 휴가(休暇)는 말 그대로 쉬기 위한 날이라고 직원들을 존중해주기 때문입니다.

업무를 한 눈에 파악할 수 있는 Calendar, gTasks 사용 예시

 

스타트업 회사에서는 다른 부서의 업무 과정을 파악하는 일도 매우 중요하기 때문에 SPH에서는 매주 월요일 주간회의를 진행합니다. 회의에서는 공동 작업 문서인 Google Docs를 전체 스크린에 띄워 활용하여, 회의 내용을 바로바로 기록할 수 있습니다. Docs에 기록된 회의 내용을 바탕으로 Asana, Trello에 프로젝트 진행 과정 및 개인 업무를 정리합니다. 특히 Asana를 이용하면 프로젝트별 일정을 더 세부적으로 기록할 수 있어, 업무 진행 상황을 명확히 파악할 수 있습니다.

전체적인 진행 상황 확인이 편리한 Trello 예시

‘이런 툴이 무료라니!’ 상세한 업무 할당 및 진행 상황 관리, 공유가 가능한 Asana 예시

 

내부 회의에서 논의된 내용을 한 번 더 gTasks에 정리하여 업무 순서를 정리한 후 급한 일부터 처리하기 시작합니다. 문서 작업을 할 때, SPH는 회의 문서뿐만 아니라 거의 모든 업무 문서에 Google이 제공하는 문서 도구(Docs, Spreadsheets, Presentation)를 활용합니다. 이 도구를 사용할 때 편리한 기능은 공유하는 상대에 따라 댓글 작성만 가능하게 하거나, 보기만 가능하게 공유할 수 있는 기능입니다. 또한, SPH는 직원들이 정해진 문서 양식을 따르거나 불필요한 서식 정리를 하는 등의 추가 업무를 하지 않도록 합니다. 이에 더욱 실질적인 업무에 집중할 수 있는 환경이 주어집니다.

세미나를 준비할 때, Google Forms(설문지)를 팀원들과 공유한 뒤 사용하면 설문조사 및 질문지 제작을 공동으로 진행할 수 있어 빠르고 간편합니다. 그리고 응답 결과물이 자동 요약으로 제공되기 때문에 별도의 통계 작업을 거치지 않아도 됩니다.

Google Docs를 활용한 공동 작업 예시

Google Forms을 활용한 요약 분석 예시

 

점심시간은 직원들이 자연스럽게 어울려 단합할 기회입니다. 다 같이 점심을 먹으면서 상호 교류하는 시간을 보낼 때, 맛있는 밥을 먹는다면 더 기분 좋은 시간이 되지 않을까요? SPH 직원분들이 수년간의 여의도 맛집 방문을 통해 정리한 맛집 지도를 여러분과 공유하겠습니다.

클릭하시면 지도로 연결됩니다 : 맛집 공유하고 다함께 맛점 :)

 

오후에 회의가 있다면 회의 전 철저한 준비를 해야 하는 시간입니다. 그렇지 않은 경우에는 다른 여러 업무를 처리하는 시간일 것입니다. Google Analytics를 AdWords와 연동하여 사용하면, 웹로그 분석을 통해 방문자가 어느 경로를 통해 유입되었는지 등의 정보를 파악할 수 있습니다. 이는 온라인 마케팅 전략 기획에 큰 도움이 됩니다.

Google Analytics 예시

 

해외 파트너 또는 클라이언트와 회의할 때에는 Hangouts Meet을 활용합니다. 링크 공유만 하면 추가적인 애플리케이션 설치 없이도 간편하게 회의할 수 있습니다. 그리고 얼굴을 마주하면서 동시에 Google Docs를 통해 공동 문서 작업을 하면서 회의할 수도 있기 때문에 매우 효율적인 협업 도구로 사용할 수 있습니다.

Docs를 동시에 활용한 Hangouts Meet 예시

 

퇴근 시간이 다가오면, 오늘 빠뜨린 급한 업무는 없었는지 다시 한번 확인해야 합니다. 그리고 완성한 뉴스레터를 발송할 때에는 Bizmailer나 MailChimp를 활용하면, 
구독자 연락처 관리뿐만 아니라 뉴스레터의 콘텐츠별 조회 수를 분석할 수 있어 다음 콘텐츠 제작을 구상할 때 활용할 수 있습니다.

Bizmailer 결과 분석 예시

 

마케팅 업무용 소프트웨어

 

업무 중 사용된 도구에 대해서 더 궁금하신 구독자 여러분을 위해 아래에 간단히 정리해보겠습니다.

• Google 소프트웨어

Gmail	Google에서 제공하는 G Suite에 등록하면 맞춤 비즈니스 이메일(예: help@sphinfo.co.kr)을 생성할 수 있습니다.
Calendar	협업 멤버 상호 간의 일정 확인이 가능해지면서 업무의 재분배를 통해 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 회의를 계획할 땐 일정 및 장소, 그리고 참석 인원까지 파악할 수 있습니다. 별도의 그룹 캘린더도 만들 수 있어 부서별 일정을 관리할 수도 있습니다.
gTasks	Google과 연동이 되고, 빠르고 손쉽게 Todo를 입력하고 정리할 수 있는 애플리케이션입니다. (다운로드 링크 : iOS / Android)
Hangouts Meet	회의를 설정하고 링크를 공유하기만 하면 화상 회의를 진행할 수 있습니다. Hangouts Meet의 모든 동영상과 오디오 스트림은 암호화되기 때문에 회사 외부에 있는 사용자도 안전하게 참여할 수 있다는 이점이 있습니다. Meet App을 사용하면 이동 중에도 회의 참여가 가능합니다.
Drive	클라우드 기반 파일 저장 및 공유 소프트웨어로, 팀의 작업을 안전하고 편리하게 저장하여 공유할 수 있습니다. 드라이브 파일 스트림을 사용하면 디스크 공간에 영향을 주지 않고 컴퓨터에서 파일에 바로 액세스할 수 있습니다.
Docs(문서)	Google은 Docs뿐만 아니라 Spreadsheets, Presentation 등 Google Drive에서 공유 가능한 문서들을 제공합니다. Google Drive에서 팀원들과 문서를 공유한 후 사용하면, 공동 문서 작성 및 편집을 할 수 있어 협업에 유용합니다.
Forms(설문지)	세미나를 진행하는 등의 업무에서 설문조사와 질문지가 필요할 때가 있습니다. Forms를 활용하면, 공동작업을 통해 간단하게 제작할 수 있고, 응답 결과물들은 Spreadsheets에 자동으로 취합할 수 있습니다.
Google Analytics	웹 로그 분석 프로그램으로, AdWords와 연동하여 사용하면 사이트 방문자의 활동, 유입경로, 재방문 등에 대한 자료를 얻을 수 있습니다. 이를 분석하여 구독자 맞춤형 콘텐츠를 제작하거나, 더 효과적인 광고 전략을 세울 때 방향성을 잡을 수 있습니다.

• 그 외의 소프트웨어

Asana	Todo 형태로 구성된 프로젝트 관리 도구 Asana는 팀원들이 업무 목록을 공유할 수 있습니다. 개인 업무를 관리하는 데 편리합니다.
Trello	칸반 형태로 구성된 프로젝트 관리 도구로, Asana보다 좀 더 직관적으로 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 프로젝트에 필요한 요소를 모두 갖추고 있고, 다른 여러 소프트웨어와 연동된다는 장점도 있습니다. 프로젝트 관리에 유용하기 때문에 개발팀과, 영업팀에서도 사용합니다.
Dropbox	Google Drive와 같이 클라우드 기반 파일 저장 및 공유 소프트웨어로, 스마트 동기화를 이용하면 컴퓨터, 태블릿, 휴대전화에서 용량에 구애받지 않고 사용할 수 있습니다.
Evernote	스크랩하고 싶은 웹사이트, 이미지, 문서 등 여러 콘텐츠를 노트에 저장하고 공유할 수 있습니다.
Bizmailer	이메일 마케팅 도구로, 메일 또는 문자 발송 서비스를 사용할 수 있습니다. 또한 뉴스레터 발송 후, 메일 발송의 성공, 거부, 오픈, 클릭 수 등을 분석한 결과를 제공합니다.

 

업무용 소프트웨어 BONUS 추천

Pipedrive	영업팀에서 사용하는 툴로, 신생 기업을 위한 CRM(고객 관계 관리) 소프트웨어입니다. 거래의 시작부터 체결까지 판매 파이프를 통해 시각적으로 보여주어, 팀원들이 계약 진행 상황을 공유하면서 명확히 파악할 수 있습니다.
Remember	명함 관리 애플리케이션으로, 거래처 담당자로부터 받은 명함을 사진 찍어 바로 기록할 수 있습니다. 그리고 기록된 연락처들은 Pipedrive에 저장하여 간편하게 관리할 수 있습니다. (다운로드 링크 : iOS / Android)
Ecount	중소기업을 대상으로 ERP 소프트웨어를 제공합니다. 회계관리를 편리하게 할 수 있습니다. (아래 예시 참고)
Grammarly	영어로 작문을 많이 하시는 분들에게 Grammarly for Chrome을 추천해드리고 싶습니다. 문법적 오류나 어색한 문장을 자동으로 체크하고 수정제안을 해주기 때문에 미처 놓친 부분을 짚고 넘어갈 수 있습니다.

 

 Pipedrive 예시

Ecount 예시

 

 

SPH는 CARTO, Google Maps, SuperMap 등 다양한 케이스에 적용될 수 있는 다채로운 제품군을 보유하고 있으며 고객의 사례에 꼭 맞는 무료 세미나 및 개별 컨설팅을 제공하고 있습니다. 각 케이스에 맞춰 더욱 자세한 이야기를 나누고 싶으시다면 여기에서 문의 주시길 바라며, SPH에서 발행하는 GIS/로케이션 인텔리전스 관련 최신 소식을 받아보고 싶으신 분들은 페이스북 페이지 또는 뉴스레터를 구독해 주시길 바랍니다. 감사합니다.

 

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